DOKUMENTACJA MEDYCZNA

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

Dokumentacja medyczna może zostać udostępniona pacjentowi (na wniosek pacjenta pełnoletniego/przedstawiciela ustawowego pacjenta/osoby upoważnionej przez pełnoletniego pacjenta lub przedstawiciela ustawowego pacjenta): do wglądu, w formie wyciągu, odpisu, kopii, wydruku, odwzorowania cyfrowego (skanu), kopii badania radiologicznego na informatycznym nośniku danych, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, a także przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu – na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta.

Wniosek (wypełniony formularz z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji medycznej) złożyć można:

osobiście do Działu Statystyki i Dokumentacji Medycznej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:15 -14:00 (budynek C, 2 piętro, pokój 3.03);
elektronicznie na adres e-mail dokumentacjamedyczna@wsd.org.pl;
pisemnie na adres:

Wojewódzki Szpital Dziecięcy im. J. Brudzińskiego w Bydgoszczy
Dział Statystyki i Dokumentacji Medycznej
ul. Chodkiewicza 44
85-667 Bydgoszcz

Jeżeli osoba wnioskująca o udostępnienie dokumentacji medycznej nie może dostarczyć wypełnionego formularza z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji medycznej, formularz z wnioskiem w imieniu wnioskującego może wypełnić pracownik szpitala. Informacje, które należy w przekazać (osobiście/telefonicznie/mailowo) celem złożenia wniosku:

dane pacjenta, którego dotyczy dokumentacja:
- imię i nazwisko pacjenta;
- nr PESEL pacjenta (jeśli brak numeru PESEL – datę urodzenia pacjenta);
dane osoby składającej wniosek (pacjenta pełnoletniego/przedstawiciela ustawowego/osoby upoważnionej przez pacjenta pełnoletniego/przedstawiciela ustawowego):
- imię i nazwisko;
- adres do korespondencji;
- telefon kontaktowy;
zakres dokumentacji medycznej, o której udostępnienie składany jest wniosek;
preferowany sposób odebrania dokumentacji (pocztą za potwierdzeniem odbioru; pocztą elektroniczną (e-mailem) w formie zaszyfrowanego pliku; osobiście; osobiście przez osobę upoważnioną);
zależnie od wybranego sposobu przekazania dokumentacji, należy podać dane:
- adres, na który dokumentacja zostanie przesłana;
- adres e-mailowy, na który dokumentacja zostanie przesłana w formie elektronicznej;
- dane osoby, która osobiście odbierze dokumentację medyczną (imię i nazwisko, nazwa i numer (seria) dokumentu, potwierdzającego tożsamość).

Odbiór osobisty dokumentacji medycznej:

Dokumentację medyczną udostępnia się bez zbędnej zwłoki. W trosce o należyte udostępnienie dokumentacji, za zgodą i z uwzględnieniem potrzeb wnioskującego możliwe jest uzgodnienie terminu odbioru dokumentacji.
Osobiste odebranie dokumentacji medycznej możliwe jest w dni powszednie, w godzinach 7.15-14.00, w Dziale Statystyki i Dokumentacji Medycznej budynek C piętro 2 lub w godzinach pracy w komórce organizacyjnej, w której udzielane było świadczenie zdrowotne.
Osobisty odbiór dokumentacji medycznej wymaga okazania dokumentu, potwierdzającego tożsamość osoby odbierającej dokumentację.
Jeżeli dokumentację odbiera osoba inna niż wskazana we wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej, oprócz dokumentu tożsamości powinna okazać również upoważnienie jednorazowe do odbioru dokumentów, przygotowane przez pacjenta pełnoletniego/przedstawiciela ustawowego pacjenta/osobę upoważnioną przez pacjenta pełnoletniego lub przedstawiciela ustawowego pacjenta.

Za pierwszorazowe udostępnienie dokumentacji medycznej w żądanym zakresie pacjentowi (pełnoletniemu)/przedstawicielowi ustawowemu pacjenta Szpital nie pobiera opłat; za kolejne nalicza opłaty zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerami telefonu:

Dział Statystyki i Dokumentacji Medycznej: (+48) 52 32 62 285;
Dział Statystyki i Dokumentacji Medycznej – dokumentacja archiwalna: (+48) 500 063 060.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewódzki Szpital Dziecięcy im. J. Brudzińskiego w Bydgoszczy, który przetwarza Pani/Pana dane w celu realizacji obowiązków i zadań ciążących na Administratorze, określonych w obowiązujących przepisach prawa. Pełna wersja klauzuli informacyjnej dostępna jest u Administratora Danych na stronie internetowej www.bip.wsd.org.pl. Inspektor Ochrony Danych – kontakt: iod@wsd.org.pl.

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

Szpital przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z poniższymi wyjątkami:

30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia;
30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu dotyczących danych niezbędnych do monitorowania losów krwi i jej składników;
10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie rentgenowskie – przechowywane poza dokumentacja medyczną pacjenta;
22 lata – dokumentacja medyczna dzieci do ukończenia 2 roku życia;
5 lat lub 2 lata – w przypadku skierowań na badania lub zleceń lekarza, licząc odpowiednio od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza albo wystawiono skierowanie w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie.

Po upływie wymienionych powyżej okresów dokumentacja medyczna jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi (pełnoletniemu), jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta pełnoletniego lub przedstawiciela ustawowego pacjenta.

Szpital przed wybrakowaniem/przekazaniem do zniszczenia dokumentacji medycznej, informuje pacjentów na stronie internetowej o możliwości odbioru oryginału dokumentacji po upływie czasu przechowywania określonego wymaganiami prawnymi.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania